Вычислительная техника в управлении на примере управления

          В данной части анализируется текущее распределение парка вычислительной техники УМС исходя из задач отделов и целесообразность его замены и перераспределения.

Таблица 2-2

Оснащенность УМС периферийными устройствами

2.2 Основные направления использования вычислительной

      техники в УМС

          Вычислительная техника в УМС используется по следующим направлениям (первыми приведены основные направления использования):

·        Электронная почта

Электронная почта (email) используется в УМС для ведения деловой переписки с зарубежными партнерами и значительно сокращает время, необходимое для установления контактов, и средства, которые могли бы быть затрачены на международные телефонные переговоры или факсы. В Управлении также широко используются рассылочные листы (mailing lists), позволяющие своевременно отслеживать образовательные гранты. Кроме того, электронная почта является одним из средств передачи информации внутри отдела, если необходимо ознакомление с ней всех сотрудников отдела. Таким образом рассылается информация о предстоящих незапланированных собраниях, о прибытии иностранных делегаций и др.

·        Использование Интернет

Интернет является еще одним средством, используемым для отслеживания возможных грантов. Кроме того, он используется для получения информации о потенциальных международных партнерах университета. УМС также ответственно за поддержание домашней страницы, посвященной международному сотрудничеству ВГУЭС.

·        Протокольная работа

Компьютеры в УМС используются также для набора и распечатки необходимых в работе отдела документов и материалов.

2.3 Основные проблемы, связанные с компьютеризацией УМС

          В ходе анонимного опроса, проведенного среди сотрудников УМС, каждому сотруднику был задан следующий вопрос: «Каковы, по Вашему мнению, основные проблемы, связанные с компьютеризацией отдела?». В результате был получен следующий список потенциальных проблем (в порядке убывания важности):

·        Острая нехватка алфавитно-цифровых печатающих устройств (принтеров).

Как видно из табл. 2-2, УМС оснащено всего лишь двумя принтерами, один из которых – матричный. Это существенно затрудняет работу в связи с необходимостью вести большие объемы протокольной работы и переписки. Кроме того, в случае неисправности лазерного принтера, работа по существу будет сорвана.

·        Плохая организация распределения времени работы на компьютерах, используемых одновременно несколькими сотрудниками.

Некоторые из компьютеров УМС используются одновременно несколькими сотрудниками, что оправдано, так как трое из них работают лишь половину рабочего дня. К сожалению, время их работы часто пересекается. Несмотря на то, что в обычные дни это не создает особых трудностей, во время приема иностранных делегаций (когда работы всегда много) это создает существенные неудобства.

·        Медленное соединение с сетью Интернет.

Управление международных связей ВГУЭС подключено к сети Интернет также, как и все остальные подразделения Университета. В связи с тем, что в последнее время наблюдался значительный рост количества подключенных к сети абонентов, скорость соединения резко упала.

·        Неудобная организация работы с локальной сетью.

УМС не подключен к общей внутренней сети университета и, следовательно, не имеет доступа ко многим ресурсам. Компьютеры Управления подключены только в свою локальную сеть, изолирующую их от сети университета. Кроме того, использование этой сети очень неудобно.

·        Устаревшая техника.

Из девяти используемых в Управлении компьютеров только три можно назвать современными. Один из этих компьютеров стоит у начальника Управления и практически используется только для набора текстов и проверки электронной почты, в то время как сотрудники, интенсивно использующие Интернет, вынуждены довольствоваться морально устаревшими 486 машинами.

2.4 Методы разрешения проблем

          В качестве метода для разрешения вышеперечисленных проблем был использован экспертный метод принятия и обоснования решений. При этом в качестве экспертов выступали студенты групп МН-95-03 и МН-95-02, каждый из которых получал список проблем, перечисленных в п. 2.3 и предлагал методы их решения. После этого список всех предложений компилировался и предоставлялся всем экспертам для ранжирования в порядке степени их пригодности в УМС (метод простой ранжировки). Каждый эксперт также предоставлял комментарии ко всем решениям.

          В таблице 2-3 представлены имена экспертов, в таблице 2-4 – обработанные результаты работы экспертов.

Таблица 2-3

Эксперты

Таблица 2-4

Предложенные решения по результатам ранжирования

1	2	3	4